Marcin Ignasiak

radca prawny

Prowadzę kancelarię w Katowicach i od kilku lat zajmuję się obsługą prawną przedsiębiorców - zarówno indywidualnych, jak i spółek - we wszystkich sprawach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej...
[Więcej >>>]

Skontaktuj się

Do więzienia za kopię dowodu osobistego pracownika?

Marcin Ignasiak12 lipca 2019Komentarze (1)

Jak co dzień, o 6 rano dzwoni budzik. Ale tego dnia wszystko wygląda inaczej. Drzwi do mieszkania są wyważone, a nad łóżkiem stoi pięciu uzbrojonych mężczyzn.

– Panie Kowalski, ten pana nowy kelner, skserował pan jego dowód osobisty do akt osobowych?

– Tak, oczywiście.

– Pan pójdzie z nami.

Ustawa o dokumentach publicznych

Nawet jeśli prowadzisz tylko food truck, to prawdopodobnie zatrudniasz choć jednego pracownika. A skoro tak, to pewnie prowadzisz też akta osobowe pracownika i żeby mieć pewność, że Twój kelner faktycznie jest tym, za kogo się podaje, a nie ukrywającym się przed alimentami oszustem, kopiujesz jego dowód osobisty i wkładasz do akt.

Właśnie dzisiaj, 12 lipca 2019 roku, wchodzi w życie ustawa o dokumentach publicznych. W różnych mediach, w tym w poważnych dziennikach, pojawiła się informacja o więzieniu (w tych bardziej poważnych o karze pozbawienia wolności do lat dwóch) za skserowanie dowodu osobistego. Dwa lata więzienia za prowadzenie akt osobowych pracownika!

Zanim zaczniesz panikować, albo nastawiać budzik na 5:45 (żeby zdążyć chociaż założyć spodnie), przeczytaj dalej. Jest taka prasowa zasada, że jeżeli tytuł artykułu jest pytaniem, to odpowiedź prawie zawsze brzmi „NIE”. Na blogu prawniczym, możemy śmiało zmienić tę zasadę na „Co do zasady NIE”.

Replika dokumentu publicznego

Ustawa o dokumentach publicznych nie wprowadza kary za skserowanie dowodu osobistego, tylko za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie repliki dokumentu publicznego. Co to takiego? Cóż, najbardziej uczciwą odpowiedzią byłoby: trudno powiedzieć.

Ustawowa definicja mówi, że jest to „odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego”. Co to są cechy autentyczności? Tu już ustawodawca milczy. Patrząc jednak na uzasadnienie projektu ustawy, można wywnioskować, że chodzi o to, czy kopią można posłużyć się tak, by ktoś inny pomyślał, że to autentyczny dokument.

Z tego wynikałoby, że:

  • repliką nie jest czarno-biała kopia na zwykłej kartce,
  • repliką może być kolorowy skan, na który można uzyskać chwilówkę przez internet.

Możesz odnieść szczoteczkę do łazienki a budzik przestawić nawet na 7:30.

Ale to wcale nie oznacza, że możesz trzymać w aktach dowód osobisty Twojego pracownika!

Powodem jest jedno słowo (akronim głoskowy – uwaga kolegi polonisty), które w ostatnim czasie wzbudza postrach wcale nie mniejszy niż najazd policji o 6 rano: RODO.

Jeżeli Twoja restauracja przeprowadziła profesjonalne wdrożenie RODO, to słyszałeś zapewne o zasadzie minimalizacji. Jeżeli nie – skontaktuj się ze mną, bo to niezwykle ważne zagadnienie. Urząd Ochrony Danych Osobowych przeprowadza już kontrole, a pierwsza w historii Polski kara za naruszenie RODO wyniosła 943.000,00 złotych.

Zasada minimalizacji oznacza w skrócie tyle, że jeśli możesz sobie poradzić bez przetwarzania jakichś konkretnych danych, to nie wolno Ci tych danych przetwarzać. A dowód osobisty ma w sobie co najmniej kilka takich danych. Chociażby… numer dowodu osobistego, który jako pracodawcy nie jest Ci do niczego potrzebny. Podobnie jak imię matki lub ojca.

UODO nie zabierze Cię do więzienia, ale może w praktyce zabrać Ci Twoją restaurację, którą będziesz musiał sprzedać, żeby zapłacić karę. Lepiej więc sprawdź, czy w aktach osobowych Twoich pracowników nie ma kopii dowodów osobistych.

Wyjątek: zatrudnianie cudzoziemca

Oczywiście, że są wyjątki! Przede wszystkim coraz bardziej powszechny w gastronomii przypadek, jakim jest zatrudnianie cudzoziemca. Prawo nakazuje Ci w takim przypadku przechowywanie w aktach kopii dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zatrudniając cudzoziemca masz zatem obowiązek skserować jego paszport z wizą albo kartę pobytu. Nie kopiuj jednak Karty Polaka – chociaż wygląda jak dowód i daje sporo praw, nie zastępuje paszportu z wizą a tym samym nie wchodzi w zakres naszego wyjątku.

***

Poczytaj też o książeczce sanepidowskiej w restauracji.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy prawnej, zapraszam Cię do kontaktu:

tel.: 518-398-597 e-mail: kancelaria@marcinignasiak.pl

{ 1 komentarz… przeczytaj go poniżej albo dodaj swój }

Kamil Lipiec 12, 2019 o 13:21

Świetny artykuł! Wreszcie wiadomo o co chodzi

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Wyrażając swoją opinię w powyższym formularzu wyrażasz zgodę na przetwarzanie przez Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Ignasiak Twoich danych osobowych w celach ekspozycji treści komentarza zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych wyrażonymi w Polityce Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Kancelaria Radcy Prawnego Marcin Ignasiak z siedzibą w Katowicach.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem kancelaria@marcinignasiak.pl.

Pozostałe informacje dotyczące ochrony Twoich danych osobowych w tym w szczególności prawo dostępu, aktualizacji tych danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie znajdują się w tutejszej Polityce Prywatności. W sprawach spornych przysługuje Tobie prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Poprzedni wpis: